Surman Digital · systémy na míru

Než začneme stavět, chceme rozumět tomu, jak pracujete

Systém stavíme podle vašeho podnikání, ne naopak. Proto se nejdřív ptáme na váš proces — od poptávky po fakturu. Odpovídejte klidně stručně, na schůzce se doptáme.

Nevíte-li, přeskočte. Prázdná odpověď je taky informace.

Zabere zhruba 20 minut · průběžně se ukládá

1. O firmě

Základní rámec — ať víme, s jak velkým provozem pracujeme.

Název firmy

IČO

Kdo dotazník vyplnil

E-mail na vás

Čím se firma živí Jednou dvěma větami, jako byste to říkali sousedovi.

Kolik lidí ve firmě

Z toho v terénu

Zakázek měsíčně (přibližně)

Roční obrat (řádově)

2. V čem pracujete dnes

Zajímá nás skutečnost, ne ideál. Excel a papír jsou legitimní odpovědi — u většiny firem to tak je.

V čem vedete zakázky

V čem fakturujete

V čem plánujete práci lidí

Kde máte kontakty na zákazníky

Co používají lidé v terénu Telefon, tablet, papírový protokol…

Co vás na dnešním řešení nejvíc štve Klidně několik věcí pod sebou. Tohle je pro nás nejdůležitější otázka celého dotazníku.

Co naopak funguje a nechcete o to přijít

3. Druhy zakázek

Nejčastější přehlédnutí: zvenčí to vypadá jako jedna firma, ale uvnitř běží několik různých procesů vedle sebe — a každý má jiná pravidla. Vyplňte každý zvlášť.

Příklad: montážní firma měla tři druhy zakázek — u prvního byla subdodavatel pro velkoobchod, u druhého prodávala zákazníkovi přímo a u třetího dělala jen dílčí práce. Každý se fakturoval jinak.

4. Fakturace

Tady bývá schované nejvíc pravidel, která nikdo nemá sepsané.

Komu fakturujete a jak často Např. „zákazníkům po dokončení" nebo „velkoobchodu souhrnně jednou měsíčně".

Fakturujete něco zvlášť, mimo hlavní zakázku? Např. zaměření, projekt, dopravu, servisní výjezd — i když z toho zakázka nakonec nevznikne.

Jaké režimy DPH používáte

21 % 12 % přenesená povinnost nejsme plátci

Účtujete dopravu? Jak se počítá? I když je to nepsané pravidlo „od oka" — napište, jak to dělá ten, kdo to počítá.

Kdo fakturuje vám a co musí doložit Živnostníci, subdodavatelé — a co po nich chcete (výkaz, km, počty…).

5. Lidé a co kdo uvidí

Kdo bude systém používat a v jaké roli Např. „majitel — vidí všechno", „dispečerka — plánuje", „technici — jen svoje práce".

Kdo nesmí vidět ceny nebo cizí zakázky

Má do systému vidět někdo zvenčí? Dodavatel, partner, velkoobchod — třeba jen na stav svých zakázek.

6. Co chodí pravidelně

Věci, které se opakují každý týden nebo měsíc, jde často načítat automaticky — a to je většinou první místo, kde ušetříte hodiny.

Co vám pravidelně chodí e-mailem Objednávky, ceníky, seznamy zakázek, výkazy…

Co pravidelně posíláte vy

Co si přepisujete z jednoho místa do druhého Každé přepisování je práce, kterou by měl dělat systém.

7. Cokoliv dalšího

Co byste chtěli, abychom věděli Sezónnost, plánovaný růst, co se chystá, čeho se bojíte.

Jak čemu ve firmě říkáte Vlastní názvy pro zakázky, výjezdy, doklady… Zachováme je — systém má mluvit vaším jazykem.

8. Ukázky — dobrovolné

Nic z toho není podmínka. Jde nám o strukturu dokladu, ne o obsah — ceny a jména klidně začerněte. Smlouvy, ceníky ani obchodní podmínky teď neposílejte; pokud je bude potřeba vidět, řekneme si o ně později a podepíšeme mlčenlivost.

Nejužitečnější bývá screenshot dnešní evidence zakázek, vzor faktury nebo terénní protokol. Nemáte-li po ruce nic, klidně přeskočte.

Vyberte soubory Obrázky, PDF nebo tabulky do 1,4 MB. Nahrají se spolu s dotazníkem, nikam je neposílejte.

Odesláno, děkujeme.

Máme to u sebe včetně příloh, nemusíte nic posílat e-mailem. Ozveme se s termínem schůzky a doptáme se na zbytek — hlavně na věci, které se špatně píšou a snadno povídají.

Odeslání se nepovedlo.

Vaše odpovědi jsou v pořádku uložené v prohlížeči, nic jste neztratili. Zkuste to prosím ještě jednou. Když to nepůjde ani napodruhé, stáhněte si je jako soubor a pošlete na filip.surman@gmail.com.